It's Phillis Time!: 2009最強的手帳使用術

上禮拜跟大家分享了如何挑選手帳，並介紹了幾款在日本超人氣的手帳，也說明如何挑選一本適合自己的手帳最重要的地方就是從使用的目的上去挑選，今天要跟大家分享另外一塊重要的地方就是，手帳買回來後要怎麼使用才會發揮它最大的功能呢？

你是不是也有過這樣的經驗，新買了一本手帳，將今年要做的事情寫在上面，將這週要做的事情寫在上面，將今天要做的事情寫在上面，但是事情卻沒有真正的被完成，手帳如果只是將文字寫在上面的話，僅達到了它最低的功能，真正的手帳可不止如此，日本許多成功人士愛用手帳絕對不只是為了方便記事而已.。

要怎麼發揮手帳神奇的功能，首先要把一個問題的角度稍微改一下；

你希望拿這本手帳做甚麼？──＞你希望這本手帳能幫你甚麼？

就像挑選手帳一樣這是個非常重要的基本問題，如果你只是想說能拿這本手帳做甚麼，它就是一般寫寫代辦事項，紀錄一些想法等等，但是如果你希望拿這本手帳能幫你甚麼？那它就會讓你開始思考到底這本手帳能怎麼被使用！

如何用手帳來完成夢想？如何用手帳更成功？如何能更有創造力？你的這些需求，日本人說手帳都有可能幫助你實現，為什麼敢這麼說，因為這才是手帳真正神奇的地方啊！

要發揮手帳的實力，首先使用手帳的觀念要改變，請先回答下面的問題，哪一個是比較會使用手帳讓工作效率更好的人？

A.今日預定事項寫的滿滿的人

B.今日事項上留有許多空白的人

答案是…Ｂ，為什麼？事情一堆不是代表比較能幹，能力好所以工作排滿滿嗎？錯錯錯，對手帳來說，時間管理是很重要的一個功能，好的時間管理正是幫助你成功與實現夢想的第一步，以前的時間管理著重在把手上的事情全部完成，但是新的時間管理卻不這麼認為，跟據80／20法則，80%的價值是來自於你20%的工作，想想如果你今天完成的100件事都是瑣事，但是另外一個人只完成１～２件關鍵重要的事，你想哪一個會比較有成就？當然是完成關鍵工作的人，但是手帳的空白可不是亂空的，根據新的時間管理法則首先你要能分辨出哪些是有價值的事；

把所有的代辦事情依照緊急、不緊急、重要、不重要來區分後會得到這４個象限，重要緊急（1）、重要不緊急（2）、不重要緊急（3）以及不重要不緊急（4），這個分類很重要，因為唯有將工作分類好後，你才知道哪些是做了有價值的，哪些是做了也沒意義的，才有時間思考要怎麼把工作做得更有價值。

分類在（４）裡面的工作基本上可以直接丟掉或是等空閒時在處理，因為做這些事情並沒有意義，也不會產生任何價值，你要先處理的是（1），但是處理重要又緊急的事情時也要注意一件事，別一直當救火隊，當你發現你工作項目都是（1）時，很有可能你解決的都只是事情發生的果，並沒有解決問題的源頭，匆忙的解決一個問題，很有可能會引起日後另外一個重大的問題，例如極力想解決目前缺貨的問題，但是大量出貨的結果很有可能卻造成日後大量屯貨的災難，如何能看到問題的結構是解決問題最重要的關鍵，另外還有一個可能就是（2）的工作沒有安排好，它也很有可能會變成（1）的狀態，讓你不得不急著完成，沒有時間去好好思考。

基本上（3）的工作比較像是許多每日例行的工作，你應該設法將這些瑣事集中處理，或者能將這些工作指派出去，讓其他的人去完成這些事，讓這些事變成別人重要又緊急的事（但不是把工作都推給別人歐），你應該要有時間分配在更有價值的（2）上面，像是改善SOP（作業流程），或是思考組織年度方向or產品改善建議等等等，雖然這些都是重要但卻不緊急的事，但這些事卻是可以讓你創造價值的地方，但是前提是要處理好（1）的事項，因為（1）沒完成後面這些都沒甚麼意義了。

清楚知道哪些是有價值哪些是緊急的工作後，你就不會發生這種狀況，忙了一整天在手帳上記了滿滿的工作事項，但是後來卻發現今天都不知道在瞎忙甚麼，只知道很忙，手帳應該是幫助你思考如何「Work Smart」而不是「Work Hard」，手帳甚至還要能幫助你「Work Happy」，唯有享受其中才會讓你發光，要記住努力工作≠績效啊。

（對時間管理和解決問題想要有更深入了解的話，推薦可以看「與成功有約」和「第五項修練」這兩本書，裡面有很完整的說明歐）

手帳上除了時間分配很重要外，寫手帳的時間也是個學問，許多日本的成功人士都超推薦「晨間手帳」，也就是在早上起床後才寫手帳或是日記，早上寫有幾個好處像是經過一晚的沉澱，心情可以更冷靜的思考，而早上一開始，藉由整理手帳清楚知道自己今天要做甚麼，要達成甚麼重要的目標，這些都比晚上記手帳要好很多，每星期的回顧也很重要，整理這禮拜哪些事情沒有完成，為什麼沒有完成，未來需不需要或是如何完成等，都可以利用手帳做個檢討，另外就是要善用下面這個符號↓

口

這是個簡單的確認框框，善用這個框框可以清楚知道哪些是待完成的事項，另外也要製作１個月的回顧大事記跟一年的回顧大事記，藉由這些反省，你就會看到跟你當初訂的目標有甚麼差距，該怎麼樣修正。

還有一個重點就是「下決定的肌肉」，就跟肌肉一般下決定也是需要鍛鍊的，下了決定後就要努力完成跟實現，如果是真心想要做，就沒甚麼事情難得倒你，只要是寫在手帳今日重要必做事項上，就要有把「口」完成打勾的覺悟，訓練自己「下決定的肌肉」，你就會看到手帳怎麼成為你＂下決定肌肉＂的魔鬼教練。

手帳上運用照片或是剪貼一些東西也是讓你的潛意識幫你達到目標的一種好方法，在日本很多人甚至同時使用２本（或以上）不一樣的手帳，一本用來紀錄工作上的事項，一本用在個人，一本記錄隨時想到的點子等等，也有人結合PDA跟手帳一起使用，藉由上面這些手帳推薦的使用方法，久而久之，手帳就會成為你實現夢想的最佳夥伴。

工具

要讓手帳更好使用，還有許多好幫手，這幾款可以說讓手帳如虎添翼啊。